Инвентаризация основных средств по штрих-коду.

Инвентаризация основных средств на многих предприятиях до сих пор напоминает сцену из известного фильма Эльдара Рязанова – группа людей, вооружившись амбарными книгами, выискивает инвентарные номера на столах, стульях, настольных лампах. Этим процесс не заканчивается, собранные данные передаются в бухгалтерию, где опять же вручную вводятся в компьютеры.

Инвентаризация неминуема для любого бизнеса. Законодательство обязывает проводить ее не реже раза в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Она необходима при передаче имущества в аренду, смене материально-ответственных лиц, при установленных фактах порчи ценностей или их хищения, в других ситуациях. В зависимости от количества проверяемых объектов, ее продолжительность может достигать нескольких недель. Если инвентаризация проведена с нарушениями, а итоговые документы оформлены небрежно, в случае аудиторской проверки ее результаты могут быть аннулированы, а данные бухгалтерской отчетности организации признаны недостоверными.

Между тем, современные технологии способны сделать процесс проведения инвентаризации куда менее трудозатратным и хлопотным и позволяют свести количество возможных ошибок к минимуму. Для автоматизации инвентаризации компания «Трэнд» предлагает программно-аппаратный комплекс «TBM Inventory». Это техническое решение состоит из двух элементов – терминала сбора данных и программного модуля. В основе метода – технология штрихового кодирования.

Как при классической инвентаризации, так и при автоматизированной, все объекты подлежащие учету должны быть предварительно промаркированы. Если в традиционном варианте инвентарные номера наносились вручную маркером, краской и т.п., то в современной интерпретации маркировка производится с помощью ярлыков с штрих-кодами. Полимерные наклейки печатаются на термотрансферном принтере и обладают особой устойчивостью к любым внешним воздействиям. Помимо штрих-кода на них могут быть указаны: название объекта, инвентарный номер, материально-ответственное лицо, а также лицо, в чьем пользовании находится объект. Эта информация в человекочитаемом формате может пригодиться при повреждении штрих-кода.

Маркировка - наиболее трудоемкая часть общего процесса автоматизированной инвентаризации, но в массовом порядке она проводится однократно, а затем только при поступлении новых объектов или при повреждении этикеток.

Второй этап работ – импорт справочников имущества из учетной системы предприятия в терминал сбора данных. Это необходимо для оперативной идентификации основных средств в процессе инвентаризации.

Третий этап – непосредственно сама инвентаризация. Терминал фиксирует местоположение объектов. Затем специалист просто сканирует этикетки с штрих-кодами. При совпадении полученной информации с данными учетной системы, на монитор терминала выводятся полные сведения об объекте: местонахождение, наименование, серийный номер, имя пользователя, материально-ответственное лицо, статус. В случае если объект не найден в базе данных, есть возможность добавить его как новый. Также программа предоставляет структурированную информацию о пропущенных в ходе инвентаризации объектах, регистрирует перемещения имущества.

По завершению сканирования, результаты инвентаризации автоматически выгружаются в учетную систему предприятия для дальнейшей обработки.

Как показывает практика, инвентаризация с использованием технологии штрих-кодирования позволяет сократить временные затраты не менее, чем в 3 раза. Но это не единственный ее плюс! Значительно увеличивается точность учета, ведь путаница и ошибки при вводе инвентаризационных номеров исключены. Сокращается количество персонала, задействованного для проведения инвентаризации. Усиливается контроль над имуществом (н-р, исключается возможность подмены).